У податковій накладні важливо правильно заповнювати всі обов’язкові реквізити.
Форма та формат
Згідно з податковим кодексом України накладна може існувати у двох варіантах:
• паперовий документ;
• в електронному форматі;
Законодавстом не передбачено обов’язкових положень щодо форми, тому накладна за вибором платника податків може заповнюватись в книжковому або альбомному форматі.
За встановленою формою документ має заповнюватись шляхом:
• друку форми, яка в подальшому має заповнюватись ручкою розбірливим почерком;
• заповнення форми на комп’ютері з подальшим друком. Допустимі варіанти форми з клітинками і без них.
Важливо знати, що Міністерство доходів України радить заповнювати документи в одній формі, заповнення однієї частини ручкою, а іншої машинальним способом вважається недопустимим.
Мова документу
Порядком також визначено, що документ повинен бути заповненою лише державною мовою. Але це питання вважається спірним, деякі податківці вважаються що порядок не є документом, на відміну від закону, який може регулювати мовні питання. Також важливим елементом є те, що у порядку визначена лише мова форми накладної, а не її заповнення. Проте, накладні заповнені іноземною мовою, найчастіше російською, можуть стати об’єктом суперечок з подальшим проханням перезаповнити накладні державною мовою, або скаргами на контрагента. Тому податківці радять незалежно від регіону діяльності, заповнювати накладні українською. Іноземні мови допускаються в назві торгової марки/товару.
Копія та оригінал
Згідно з Податковим кодексом України накладні повинні складатись у двох варіантах (один покупцеві і один продавцеві). У разі використання паперової форми документу, оригінал надається покупцеві, а у продався залишається копія. Направлений документ в Єдиний реєстр повинен супроводжуватись позначкою «Х» в графі «Оригінал (видається покупцю)».
Печатка і підпис
В якості печатки для такого роду документів може використовуватись основна, або спеціальна для цієї процедури з приміткою «Для податкових накладних». Нумерація на печатках Порядком або Законом не встановлена.
Першочергове право підпису накладних мають директор та бухгалтер. Але можна видати наказ з переліком осіб, яким делегується це право. Варто зазначити, що Державна податкова служба не радить використовувати копію підпису (факсиміле) при заповненні накладних. Також важливо зареєструвати вірний підпис у ЄРПН, адже при неспівпадінні елекронного та письмово підписів можуть виникнути проблеми.
